Sekretaris Daerah Kota Medan Wiriya Alrahman secara simbolis melakukan pemusnahan arsip di Bagian Umum Setdako Medan yang sudah tidak bernilai guna lagi, di Medan, Selasa (19/11). (Foto: LintasMedan/ist)
Sekretaris Daerah Kota Medan Wiriya Alrahman secara simbolis melakukan pemusnahan arsip di Bagian Umum Setdako Medan yang sudah tidak bernilai guna lagi, di Medan, Selasa (19/11). (Foto: LintasMedan/ist)
Medan, 19/11 (LintasMedan) – Sejumlah arsip tahun 1971-1987 yang selama ini disimpan di Sekretariat Daerah Kota (Setdako) Medan dimusnahkan guna mengurangi jumlah arsip yang sudah tidak bernilai guna.
Proses pemusnahan arsip secara simbolis dilakukan oleh Sekda Kota Medan Wiriya Alrahman dengan menggunakan mesin penghancur kertas dan disaksikan oleh pejabat dari organisasi perangkat daerah (OPD) terkait, di Balai Kota Medan, Selasa (19/11).
“Pemusnahan arsip menjadi salah satu cara penyusutan arsip yang dilakukan secara sistematis dan terarah dengan berpedoman pada ketentuan dan peraturan yang berlaku,” kata Sekda.
Arsip yang dimusnahkan adalah yang tidak ada nilai guna lagi dan apabila tidak dimusnahkan akan memenuhi daya tampung gedung kantor tersebut.
Ia menjelaskan, pemusnahan arsip-arsip dilaksanakan setelah memenuhi prosedur yang ditetapkan dalam peraturan.
Prosedurnya yakni sudah dibentuk panitia penilai arsip, sudah dilakukan penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsif usul musnah oleh arsiparis.
Wiriya menambahkan, permasalahan yang sering dihadapi pengelola arsip adalah terjadinya penumpukan arsip dari waktu ke waktu.
Hal itu, lanjut dia, tentunya tidak terlepas dari sifat arsip yang menumpuk secara alami.
Ia menambahkan bahwa pemusnahan ini menjadi kegiatan yang dilakukan secara berkala untuk mengurangi terjadinya penumpukan arsip.
Dengan demikian, sejumlah arsip lainnya yang masih aktif dapat terpelihara dan dapat tertata dengan baik sekaligus mengefisiensi biaya pemeliharaan, perawatan serta penyimpanannya.
Pada kesempatan itu, Sekda mengajak semua OPD khususnya DPK agar dapat membangun sistem berbasis IT atau digital dalam menyimpan arsip.
Upaya tersebut perlu segera diterapkan secara menyeluruh agar setiap arsip dapat dengan mudah ditemukan dan tersimpan secara aman dalam sebuah aplikasi yang tersedia.
“Sekarang ini kita sudah berada di era digital 4.0. Artinya segala sesuatu sudah berbasis digital. Maka alangkah baiknya jika dapat dibangun sistem penyimpanan arsip secara digital agar dapat membantu memudahkan pekerjaan kita,” tuturnya. (LMC-04)
